CHUYÊN VIÊN PHÁP CHẾ KIÊM THƯ KÝ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Mô tả công việc

1. Thư ký Hội đồng quản trị:

Đối với Chủ tịch HĐQT Tập đoàn:

Trực tiếp tham gia các cuộc họp của Chủ Tịch với các Công ty thành viên/phòng ban chuyên môn.
Ghi chép biên bản họp và soạn thảo biên bản họp (trình bày bằng văn bản) gửi các phòng ban chuyên môn.
Soạn thảo các công văn, văn bản theo yêu cầu từ Chủ tịch gửi các Công ty thành viên/đối tác tác khách hàng/phòng ban chuyên môn.
Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Chủ tịch/ Thành viên Hội đồng quản trị tập đoàn và các Công ty thành viên

Công việc chung của HĐQT:

Quản lý tài liệu và thông tin
Lưu trữ, cập nhật, cung cấp tài liệu và thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác, tuân thủ hệ thống kiểm soát tài liệu và các quy định của Công ty, bao gồm nhưng không giới hạn: các quyết định, biên bản, nghị quyết, tờ trình, luận chứng, phương án kinh doanh, hồ sơ pháp lý, công văn thư từ của HĐQT và ĐHĐCĐ.
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ trình ký, công văn, tài liệu đi/đến.
Dịch thuật và soạn thảo các văn bản của HĐQT.
Chuẩn bị nội dung, thông tin và tài liệu cần thiết cho các cuộc họp HĐQT.
Ghi, trình ký, sao lục, phân phối các biên bản họp của HĐQT.
Quản lý sổ cổ đông và cung cấp thông tin cổ đông khi có yêu cầu (phối hợp với TTLKCK).
Bảo mật hồ sơ, tài liệu và thông tin của HĐQT
Quản lý thời gian và công việc của HĐQT
Sắp xếp, nhắc nhở, thông báo, xác nhận lịch làm việc cho HĐQT.
Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở các thành viên HĐQT thực hiện công việc theo kế hoạch công tác, biên bản họp và nghị quyết của HĐQT và ĐHĐCĐ.
Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất cho HĐQT khi có yêu cầu.
Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các yêu cầu báo cáo cho HĐQT (nội bộ) và thông tin phản hồi.
Cập nhật, bổ sung, giải thích các văn bản pháp lý có liên quan đến hoạt động của Công ty và HĐQT.
Hỗ trợ cho HĐQT/TGĐ thực hiện nghĩa vụ công bố thông tin theo đúng quy định của công ty niêm yết, bao gồm đăng tải thông tin trên website Công ty.
Tham gia xử lý các vấn đề liên quan đến cổ phiếu của Công ty, như phát hành cổ phiếu, thanh toán cổ tức, thông báo lưu ký, mua bán cổ phiếu quỹ và tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
Chuẩn bị và tổ chức ĐHĐCĐ hàng năm: cung cấp danh sách cổ đông, chương trình làm việc, soạn thảo thư mời và tài liệu cung cấp cho cổ đông.
Hỗ trợ, thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của HĐQ

2. Công tác pháp lý

Tư vấn pháp lý, đàm phán, thương thảo Hợp đồng - Thỏa thuận hợp tác với đối tác;
Soạn thảo, tư vấn pháp lý, thẩm định các Hợp đồng, các thỏa thuận giao dịch, biên bản ghi nhớ và các văn bản mang tính pháp lý khác của Công ty và các đối tác.
Thực hiện các thủ tục đăng ký thành lập Doanh nghiệp, thay đổi nội dung ĐKKD của Công ty; công tác đăng ký các giấy phép liên quan trong hoạt động của ngành nghề, thủ tục đăng ký sở hữu trí tuệ.
Tham vấn cho Ban Lãnh đạo về những vấn đề pháp lý trong hoạt động kinh doanh.
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ trình ký; trình ký nội bộ
Phân tích các rủi ro pháp lý và đề xuất giải pháp phù hợp cho Ban Lãnh đạo đối với hoạt động kinh doanh của công ty.
Phổ biến và hướng dẫn áp dụng quy định của pháp luật tới các phòng ban.
Chịu trách nhiệm soạn thảo và xem xét các văn bản, thông báo, ban hành trong nội bộ và phát hành ra bên ngoài.

3. Thời gian và địa điểm làm việc

- Thời gian: 8 tiếng/ngày, từ 8h00-17h15, Từ thứ 2 – sáng thứ 6 hàng tuần, nghỉ theo quy định nhà nước.

- Địa điểm: 157 Đào Duy Anh, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TP.HCM

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Tiếng Anh tốt
Có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên ở vị trí tương đương.
Am hiểu luật doanh nghiệp, kinh tế, thương mại, lao động... – Ưu tiên kiến thức sâu về Luật Thương mại, xuất nhập khẩu
Ngoại hình ưa nhìn, trung thực, chủ động, nhanh nhẹn
Kỹ năng đàm phán, kỹ năng giao tiếp tốt và kỹ năng tìm kiếm thông tin tốt.
Nhiệt tình, chịu được áp lực trong công việc.
Có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp làm việc nhóm;
Khả năng xử lý tình huống và vấn đề phát sinh.
Cẩn thận, Trung thực, Tư duy Kinh doanh, Trách nhiệm.
Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.

Yêu cầu công việc